MODUL MENGOMUNIKASIKAN KANTOR

A.   STANDAR KOMPETENSI

1.    Memahami komunikasi kantor

B.   KOMPETENSI DASAR

1.    Menjelaskan Mengkomunikasikan Kantor

2.    Melakukan Mengkomunikasikan Kantor

C.   INDIKATOR

1.    Mengidentifikasikan pengertian dan proses komunikasi

2.    Memahami prinsip prinsip komunikasi kantor

3.    Memahami bentuk bentuk komunikasi kantor

4.    Mengidentifikasi etika komunikasi kantor

5.    Memahami cara berkomunikasi dengan atasan dan bawahan

6.    Memahami asas komunikasi

D.   MATERI

Komunikasi merupakan fungsi yang terpenting dalam kegiatan kantor, dan pasti ada dalam setiap organisasi, bagaimanapun sederhananya organisasi tersebut.

Komunikasi adalah setiap proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, telepon, teleprinter, jasa kurir atau sarana lainnya. lstilah komunikasi haruslah ditafsirkan secara luas dan tidak ditanggapi sebagai hanya menyertakan hal-hal yang nyata seperti pembicaraan telepon atau surat menyurat, istilah ini juga mencakup pengiriman memorandum, laporan, instruksi, pesanan, gambar dan bahkan sampel.

A.    PENGRTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI

 

Dalam pengertiannya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dan seseorang kepada orang lain, sekaligus termasuk mengenai penyalinan cermat gagasan-gagasan dan seseorang ke dalam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan dan menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama, yaitu:

1.      Pengirim Berita

Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda, dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Tanda dapat berupa kata, tindakan, gambar atau angka.

2.      Sarana Komunikasi

Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda.

3.      Penerima Berita

Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya.

Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas, misalnya alat pengirim warta, alat penerima warta, isyarat dan lain sebagainya.

Sedangkan cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan komunikasi dalam sesuatu organisasi adalah:

·         Wawancara

·         Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan diantara segenap anggota organisasi

·         Pembicaraan telepon

·         Buku petunjuk, buku pedoman, brosur, dan lain-lain terbitan yang dikeluarkan organisasi untuk pekerja

·         Surat edaran

·         Papan pengumuman

·         Plakat

·         Laporan tahunan kepada para anggota organisasi

·         Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai,

·         Film, slide dan alat-alat lain yang sejenis

Macam-macam sistem komunikasi perkantoran menurut Denyer (1975) terdiri dari:

1.    Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Komunikasi ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.

2.    Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)

Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan keluar maupun dalam kantor itu sendiri, radio, atau hanya corong biasa

3.    Sistem Mekanis (Mechhanicall Communication)

Sistem ini seperti teleks, televisi dan lain-lain.

4.    Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)

Sistem komunikasi mi dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil seorang petugas dalam suatu bangunan yang luas. Sarananya bisa meliputi radio, pengeras suara, atau berupa lampu.

Jika sistem komunikasi dalam kantor berjalan dengan baik maka suatu kerja sama yang baik akan tercipta sehingga pencapaian tujuan organisasi dapat tenjamin. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa syarat utama bagi organisasi yang sukses apabila terdapat orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama lain.

B.     PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR

 

Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya, untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut :

A.   Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain

B.   Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilah-istilah hukum yang orang awam tidak tahu.

C.   Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. Alasan tidak dimengertinya warta adalah karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat, atau belum memberi penjelasan yang memadai. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta, mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan.

Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang balk, yaitu:

Ø  Kejelasan

Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas, pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendek-pendek, sederhana dan mudah ditafsirkan.

Ø  Perhatian

Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi, kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi.

Ø  Integritas dan Ketulusan

Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya, semakin mereka menghargai integritas manajemen, semangat kerja akan terangkat.

   Pemilihan Media

Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya:

a)  Bersemuka (rapat, konferensi, wawancara),

b)  Lisan (telepon, radio, sistem komunikasi yang timbal balik,

c)  Tertulis (surat, buku, surat edaran, buku pedoman dll).

Mayoritas Komunikasi di dalam kantor adalah bersifat rutin, dalam hal ini pimpinan harus mempertimbangkan dan menetapkan sarana komunikasi yang harus digunakan. Untuk memutuskan sarana apa yang paling tepat ada tujuh faktor utama yang harus dipertimbangkan:

1.      Kecepatan

Seberapa urgen komunikasi yang bersangkutan?

2.      Keakuratan

Apakah informasi akan diterima secara akurat?

3.      Keamanan

Apakah ada resiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan

4.      Kerahasiaan

Apakah menjadi masalah apabila orang lain tahu?

5.      Rakaman/warkat

Apakah komunikasi perlu dalam bentuk tertulis atau cukup dengan lisan?

6.      Kesan

Apakah komunikasi juga diharapkan mendapatkan kesan baik dan pihak penenima?

7.      Biaya

Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikas

BENTUK BENTUK KOMUNIKASI KANTOR

 

JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang sistematis yaitu: 

Ø  Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication) Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya. 

Ø  Sistem komunikasi lisan (Oral Communication) Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri , radio, atau hanya corong suara

Ø  Sistem Mekanis (Mechanical System)  Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi 

Ø  Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain : 

Ø  Komunikasi Internal  Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun. Menurut informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya.

Untuk menjamin keberlangsungan komuniaksi internal yang baik, kita menggunakan

Ø  Jaringan Komunikasi Formal Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain

Downward 
Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan intrusksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn, rapat, majalah intern. 

Upward
Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan. 

Horizontal 

Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja. 

Ø  Jaringan Komunikasi Informal 

Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Menurut penelitian komunikasi yagn terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapagnan dalam jaringan komunikasi informal. 

Ø  Komunikasi diagonal 

Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi/ bagian lainnya.

Ø  Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. 

 Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah Ini ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.

a)    Komunikasi Verbal

Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakaan kata- kata tentunya dibutuhkan aturan–aturan grammar dan meletakkan potongan–potongan kalimat sesuai dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan. 

b)    Komunikasi Non verbal 

Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa, dengan kata lain, aksi lebih berarti dibanding kata - kata. Komunkasi non verbal tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan dan tanpa ungkapan. 

c)    Komunikasi Tulisan 

Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapa diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat.

BERKOMUNIKASI DENGAN ATASAN DAN BAWAHAN

Berkomunikasi Dengan Atasan 

Ketika ingin berkomunikasi secara efektif dengan seseorang yang mempunyai tanggung jawab dan posisi yang lebih tinggi di dalam organisasi Anda, mulailah dengan mengambil petunjuk–petunjuk Anda dari praktek yang mapan. Kalau atasan Anda benar-benar mempunyai pintu yang terbuka, maka pergunakanlah itu. Kalau tidak, pelajari cara yang bisa diterima untuk mendekatinya. Komunikasi dengan atasan Anda sebaiknya lebih formal dibandingkan komunikasi Anda dengan orang lain. Anda bisa berkomunikasi tentang persoalan–persoalan berikut dengan atasan Anda: 

      I.        Informasi yang secara langsung melayani tugas–tugas pembuatan keputusan atasan Anda 

    II.        Ide- ide tentang proyek spesifik 

   III.        Keluhan–keluhan dan masalah–masalah penting yang akan mengutungkan dari perhatian atas anda 

  IV.         Usulan–usulan yang dipikirkan dengan baik untuk memperbaiki prosedur–prosedur 

   V.        Informasi laporan yang mapan Hindarilah berkomunikasi tentang persolan–persoalan lain yang tidak mempengaruhi kinerja Anda, seperti hubungan pribadi  anda

Berkomunikasi Dengan Bawahan 

Kemampuan anda berhubungan dengan orang yang melaporkan hal–hal yang krusial untuk kesuksesan anda dan kesuksesan mereka. Anda bertanggung jawab untuk menghasilkan yang paling baik bagi mereka dan mereka mendukung anda dalam memenuhi tanggung jawab Anda. Dimulai dengan apa yang diinginkan oleh kebanyakan orang dari atasan mereka. 

                      I.        Informasi tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaannya dengan baik 

                    II.        Informasi tentang perusahaan 

                   III.        Penjelasan tentang proyek tim dan bagaimana proyek tim berhungan dengan tujuan organisasi

                  IV.        Umpan balik kontruksif tentang kinerja 

                   V.        Satu kadar kemandirian

                  VI.        Penghargaan ketika mereka mendapatkannya dan tanpa meminta

                 VII.        Kesan ikut memilki 

               VIII.        Pekalah pada pengaruh yang dimili pesan anda 

Untuk menjadikan komunikasi yang lebih efektif dengan para anggota tim yang lapor kepada Anda : 

Ø  Adil dan jangan pilih kasih terhadap pegawai 

Ø  Hargailah pekerjaan yang telah dikerjakan

Ø  Berusahalah sejujur jujurnya dan arahkan sekuat mungkin 

Ø  Etislah tentang bisnis perusahaan 

Ø  Luweslah terhadap masalah masalah individual

Ø  Perjelaslah tentang siapa yagn bertanggung jawab untuk apa

Ø  Bersifat empatilah dan berusahalah memahami situasi – situasi dari pandangan – pandangan mereka 

Ø  Sadarlah atas keadaan emosinya

Ø  Pekalah terhadap pengaruh pesan yang dimiliki anda 

Ø  Awasilah komunikasi non verbal anda , terutama sekali nada suara anda

ETIKA KOMUNIKASI KANTOR

 

“Etika komunikasi kantor”, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:

      Kesusilaan,dan atau budi pekerti yang baik

      Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.

      Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi

ASAS DALAM BERKOMUNIKASI

 

Geoffery Mills dan Oliver Standing ford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi, agar komunikasi itu dapat berjalan dengan efektif, antara lain :

ü  Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain . 

ü  Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal lain yang telah dimengerti 

ü  Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti 

ü  Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan